[vi][ePRO] Gửi thông báo đến Participant
- Tuyet Nhung Phung Thi (Unlicensed)
Thông báo theo lịch
Sau khi đã thiết lập module ePRO và Đăng ký Participant thành công. Để Participant đã đăng ký nhận được đường dẫn truy cập ePRO và tiến hành nhập liệu. Bạn cần thực hiện thao tác Gửi thông báo đến email/SMS của participant.
Hệ thống hỗ trợ bạn thực hiện gửi thông báo theo 2 cách:
Cách 1: Gửi thông báo theo lịch: Hệ thống tự động gửi thông báo đến Participant theo thời gian đã được thiết lập
Cách 2: Gửi thông báo thủ công: Hệ thống gửi ngay thông báo khi thực hiện thao tác
Để thực hiện thao tác, hãy đảm bảo bạn đã được phân quyền Data Manager hoặc Study Director
Cơ chế gửi thông báo đến Participant hệ thống đang hỗ trợ như sau:
Thông báo sẽ gửi đến Participant 1 Visit có chứa CRF cần nhập, Visit này có Start Date <= Ngày hiện tại và là Visit được lên lịch gần đây nhất.
Lên lịch gửi thông báo
Việc lên lịch sẽ cho phép thông báo sẽ được gửi theo lịch đã thiết lập
Gửi thông báo theo lịch sẽ chỉ gửi thông báo về Visit mới (Visit chưa gửi thông báo trước đó) có Start Date là Ngày hệ thống chạy job gửi thông báo
Lưu ý: Khi lên lịch cho Subject, hãy nhập Start Date có giá trị giờ:phút là 00:00 để đảm bảo thông báo được gửi trong mọi thời gian trong ngày
Thao tác thực hiện:
Mở view Thiết lập module ePRO
Trong view ePRO setting, click vào button Schedule
Nhập thông tin
Chọn Status = ON → lịch được chạy theo thời gian đã thiết lập
Chọn Status = OFF → lịch không được chạy
Click button Save để lưu thông tin
Hoặc: Click button Cancel để hủy bỏ thao tác thiết lập
Các thông tin cần nhập
Trường dữ liệu | Bắt buộc | Mô tả | Chú ý khi nhập liệu |
|---|---|---|---|
Status |
| Trạng thái của Schedule thông báo |
|
Run every | * | Tần suất chạy job thông báo đến Participant (bao nhiêu ngày 1 lần) | Không sửa được nếu Status = OFF |
at | * | Thời gian chạy job (hh:mm) | Không sửa được nếu Status = OFF |
Gửi thông báo thủ công
Cho phép gửi thông báo ngay khi click vào button Fire Now
Việc sử dụng cách thức gửi thông báo thủ công sẽ cho phép gửi cả thông báo đã từng được gửi khi sử dụng Force Mode
Thao tác thực hiện:
Mở view Thiết lập module ePRO
Trong view ePRO setting
Chọn Force Mode nếu muốn gửi lại các thông báo đã gửi trước đó
Click button Fire Now để gửi thông báo đến Participant
Ví dụ về Force mode như sau:
Giả sử,
Ngày hôm qua 3/11, đã gửi Notify cho Participant thành công.
Ngày hôm nay (4/11), chọn Force Mode (checkbox Force Mode = ON) và click button Fire Now, lúc này, hệ thống sẽ xử lý như sau:
Nếu cả ngày 3/11 và 4/11 đều có form cần phải điền thì Participant chỉ nhận được thông báo form cần điền của ngày 4/11.
Nếu 4/11 không có form nào cần điền thì sẽ nhận được form cần điền của ngày 3/11
Xem lịch sử gửi thông báo
Sau khi gửi thông báo, hệ thống sẽ lưu lại lịch sử gửi thông báo để bạn có thể theo dõi lại tình hình gửi thông báo và chắc chắn đã gửi thông báo thành công đến participant.
Thao tác thực hiện:
Mở view Thiết lập module ePRO
Trong view ePRO setting, scroll đến Notification History
1. Danh sách lịch sử thông báo
Chi tiết các thông tin
Trường dữ liệu | Mô tả |
|---|---|
Trigger Type | Loại thông báo đã được gửi:
|
Start Time | Thời gian bắt đầu chạy job gửi thông báo |
Result | Kết quả chạy job gửi thông báo |
Notified | Số participant nhận thông báo |
Failed | Số participant bị lỗi gửi thông báo |
Run Time | Số thời gian để chạy xong job gửi thông báo |
Force Mode | Trạng thái sử dụng Force mode
|
Message | Thông báo Chi tiết lỗi khi participant bị lỗi gửi thông báo |
2. Pagination
Phân trang danh sách thông báo, cho phép người dùng thấy được tổng số thông báo
Cho phép chuyển đến các trang thông báo
Hệ thống hỗ trợ phân trang:
Cứ 10 bản ghi sẽ phân trang
Cứ 25 bản ghi sẽ phân trang
Cứ 50 bản ghi sẽ phân trang
Cứ 100 bản ghi sẽ phân trang
Thông báo tức thì (không theo lịch) cho từng Subject
Tính năng thông báo tức thì cho phép Data Manager, SD có thể thực hiện lại tính năng gửi thông báo đến từng người tham gia theo từng Visit
Thông báo được gửi tức thì ngay khi bấm Send Notification.
Tính năng chỉ thực hiện được khi:
Participant đang ở trạng thái ePRO Participant = YES
Form cần gửi thông báo là các form có trạng thái nhập liệu = “Not started” - màu xám/ “Data Entry Started” - màu vàng/”Completed” - màu xanh
Thao tác thực hiện:
Đăng nhập thành công vào hệ thống với acc có phân quyền DM, SD
Bấm vào nút Go to Study của Study cần gửi thông báo
Truy cập menu Subject Matrix
Bấm vào Subject có trạng thái ePRO Participant = Yes
Trong màn hình Subject Information, bấm vào Visit có chứa ePRO participant form cần gửi thông báo
Trong màn hình CRF in Visit của Subject, tick chọn vào các form cần gửi lại thông báo
Bấm nút Send ePRO Notification