[vi] Nhập dữ liệu (Data Entry)

Tổng quan

Quá trình nhập dữ liệu cho một visit sẽ bắt đầu khi visit được đặt lịch và kết thúc khi toàn bộ các form CRF trong visit đó hoàn thành quá trình nhập dữ liệu.

Mỗi visit CRF (form dữ liệu cần hoàn thành trong các visit) sẽ hoàn tất quá trình nhập dữ liệu khi visit CRF đó được đánh dấu hoàn thành nhập liệu (mang trạng thái Completed) hoặc không có dữ liệu và bị đánh dấu bỏ qua (mang trạng thái Skipped).

Dưới đây là nội dung hướng dẫn quá trình nhập liệu trong một visit.

Nhập dữ liệu cho visit CRF

Truy cập màn hình nhập dữ liệu cho visit CRF

Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống CheckPad sẽ có rất nhiều nghiệp vụ sẽ liên kết đến màn hình visit CRF để theo dõi thông tin cụ thể trong một visit.

Để đơn giản hóa hướng dẫn chúng tôi sẽ chỉ đề cập đến 2 cách truy cập màn hình visit CRF phục vụ cho quá trình nhập liệu.

• Cách 1: Nhập liệu cho visit

1. Truy cập visit thông qua màn hình subject matrix, thông qua danh sách visit của subject hoặc được chuyển hướng sau khi lên  lịch cho visit.
2. Chọn visit CRF trong visit

• Cách 2: Truy cập thông qua bảng nhiệm vụ cần thực hiện.

1. Truy cập nhiệm vụ cần thực hiện của site, lựa chọn đối tượng nghiên cứu cần được nhập dữ liệu
2. Truy cập các visit CRF cần được nhập dữ liệu của các visit đã được đặt lịch

Bố cục màn hình nhập liệu cho Visit CRF

Màn hình nhập dữ liệu cho visit CRF là một màn hình phụ thuộc màn hình Enter Data.

Màn hình này sẽ bao gồm các thành phần sau:

1. Phần header cho biết các thông tin cơ bản về visit CRF, tên version, mã study subject. Khi click vào có thể mở rộng thêm về thống kê số lượng DN trong visit CRF hiện tại
2. Điều hướng giữa các section trong visit CRF
   1. Điều hướng dạng tab
   2. Điều hướng dạn select box
3. Màn hình nhập liệu chính, nơi nhập các thông tin cho visit CRF.
4. Các nút chức năng
   1. Các nút chức năng, bao gồm các hành động có thể thực hiện với visit CRF ở thời điểm hiện tại (Remove, Restore, Skip, Sign, Verify, Clear, Print, Reassign)
   2. Các nút chức năng nhập liệu (Next, Save, Save And Mark Complete)

Bố cục mỗi trường dữ liệu trong visit CRF

Thông thường với một trường dữ liệu khi nhập ta cần chú ý các yêu tố sau:

1. Trường dữ liệu cần điền.
   • Có nhiều kiểu trường dữ liệu có thể xuất hiện như text, textarea, radio, selectbox, date picker...
   • Trong một số trường hợp có thể xuất hiện tên đơn vị phía sau trường dữ liệu
2. Đánh dấu đây là trường dữ liệu bắt buộc
3. Biểu tượng để tạo, thể hiện trạng thái discrepancy note của tường dữ liệu hiên tại

Các quy tắc cơ bản khi nhập liệu

• Phải nhập toàn bộ các trường dữ liệu bắt buộc (có dấu *)
• Phải nhập đúng chuẩn dữ liệu được quy định trong đề cương
• Trong trường hợp không có dữ liệu với các trường dữ liệu bắt buộc, cần tạo DN Failed Validation Check để đánh dâu dữ liệu không đúng chuẩn, người dùng monitor sẽ review dữ liệu này có đúng với tài liệu gốc hay không và đóng DN nếu dữ liệu đúng và không phát sinh vấn đề.
• Các dữ liệu không đúng chuẩn (không tính trường hợp bắt buộc nhập mà không có dữ liệu) sẽ được tự động tạo DN Failed Validation Check sau tiếp tục save dữ liệu 2 lần liên tiếp mà không có sự thay đổi dữ liệu
• Chỉ có thể lưu dữ liệu nếu vượt qua được Edit Check.
• Lưu và đánh dấu hoàn thành (Save And Mark Complete) để đánh dấu hoàn thành quá trình nhập dữ liệu.

Edit Check

Edit Check là quá trình giúp validate dữ liệu, khi save, hệ thống sẽ đưa ra thông báo vào đánh dấu các dữ liệu không phù hợp với yêu cầu của đề cương nghiên cứu.

Để vượt qua Edit Check bắt buộc phải tạo DN dạng Failed Validation Check để đánh dấu dữ liệu không hợp quy → xem xét xử lí sau.

Failed Validation Check có thể được tạo tự động nếu save dữ liệu 2 lần mà không có sự thay đổi.

Thay đổi dữ liệu của một visit CRF đã hoàn thành

Đối với các visit CRF đã hoàn thành nhập liệu, CheckPad hạn chế việc thay đổi dữ liệu.

Thông thường chỉ được phép thay dổi các dữ liệu có vấn đề được đánh dấu bởi DN.

Đối với các dữ liệu không có DN, Hệ thống yêu cầu tạo Reason For Change để có thể thay đổi dữ liệu.

Bỏ qua các visit CRF không có dữ liệu

CheckPad hỗ trợ người dùng tính năng bỏ qua (skipped) đối với các visit CRF không có dữ liệu.

Hoàn tất quá trình nhập dữ liệu cho visit

Hoàn thành hoặc bỏ qua visit

Khi tất cả các visit CRF được hoàn thành hoặc bị bỏ qua, trạng thái của toàn bộ các visit CRF sẽ được tổng hợp và đưa ra trạng thái của visit hiện tại.

• Visit hoàn thành khi khi tất cả các visit CRF đều ở trạng thái complete (tối thiểu 1 visit CRF) hoặc bị bỏ qua nếu không có dữ liệu.
• Visit bị bỏ qua khi tất cả các visit CRF trong visit đó bị bỏ qua

Hoàn thành nhanh visit (complete visit)

Có thể hoàn thành nhanh các visit khi tất cả các visit CRF có dữ liệu đã được điền và đánh dấu hoàn thành nhập dữ liệu với các thao tác sau:

1. Chọn visit
2. Chọn Complete bỏ qua các visit CRF chưa hoàn thành → hoàn thành visit
3. Chọn Yes xác nhận thực hiện hành động

Sau khi thực hiện thành công tác tác, tất cả các visit CRF không có dữ liệu sẽ bị bỏ qua.

Bỏ qua nhanh visit (skip visit)

Có thể thực hiện nhanh việc bỏ qua visit, khi chưa hoàn thành nhập liệu cho bất kì form dữ liệu nào.

Thực hiện bỏ qua visit với những bước sau:

1. Chọn visit
2. Chọn Skip để bỏ qua tất cả các visit CRF trong visit → bỏ qua toàn bộ visit
3. Chọn Yes để xác nhận thực hiện hành động

Sau khi thực hiện hành động tất cả visit CRF trong visit sẽ bị bỏ qua.