Các trạng thái nhập liệu

Tìm hiểu thêm về các trạng thái nhập liệu sẽ giúp bạn hiểu hơn về nội dung hướng dẫn tại mục này.

Nhấn vào đây để đọc thêm về các trạng thái nhập liệu

Trạng thái nhập liệu là một trong những nhóm trạng thái quan trọng nhất của CheckPad.

Trạng thái nhập liệu có một số đặc điểm sau:

Trạng thái này chỉ có ý nghĩa khi trạng thái tổng quan của visit CRF và visit là available.
Các trạng thái trong nhóm này sẽ cho biết tình trạng nhập liệu hiện tại của visit, visit CRF.
Đơn vị nhỏ nhất mang trạng thái của nhóm này là visit CRF
Trạng thái nhập liệu của các visit CRF sẽ trực tiếp được tổng hợp và tạo thành trạng thái nhập liệu của các visit đó.
Qua trình visit được coi là hoàn tất quá trình nhập dữ liệu khi đạt một trong hai trạng thái sau:
- Skipped: Bỏ qua do không có dữ liệu
- Completed: Hoàn thành nhập liệu

Các trạng thái trong nhóm trạng thái bao gồm:

Trạng thái nhập liệu của các Visit CRF

Trạng thái	Ý nghĩa
Not Started	Visit CRF chưa thực hiện nhập liệu hoặc thực hiện bất kì hành động nào liên quan đến nhập liệu
Data Entry Started	Visit CRF bắt đầu quá trình nhập liệu
Completed	Visit CRF được đánh dấu là hoàn thành quá trình nhập liệu
Skipped	Visit CRF bị bỏ qua do không có dữ liệu

Trạng thái nhập liệu của visit:

Trạng thái	Ý nghĩa
Not Scheduled	Visit chưa được lên lịch. Không thể nhập liệu vào Visit CRF cho các visti chưa được lên lịch
Scheduled	Visit được đặt lịch nhưng chưa được nhập liệu Tất cả các Visit CRF ở trạng thái not started
Data Entry Started	Visit đang trong quá trình nhâp liệu Có tối thiểu 1 Visit CRF ở trạng thái data entry started
Completed	Visit hoàn thành nhập liệu Tất cả các Visit CRF có dữ liệu đều ở trạng thái completed (tối thiểu 1 Visit CRF) và cá Visit CRF không có dữ liệu ở trạng thái skipped.
Skipped	Visit bị bỏ qua Tất cả các Visit CRF trong visit ở trạng thái skipped

Dưới đây là sơ đồ hoàn thành thể hiện quá trình chuyển đổi trạng thái trong một visit từ khi bắt đầu cho tới khi hoàn thành quá trình nhập liệu:

Visit chưa lên lịch sẽ ở trạng thái Not Scheduled
Sau khi được lên lịch visit sẽ được chuyển sang trạng Scheduled và tất cả các Visit CRF trong visit sẽ ở trạng thái Not Started.
Khi có một Visit CRF bắt đầu được nhập liệu, cả visit CRF và visit sẽ ở trong trạng thái Data Entry Started
Khi quá trình nhập liệu hoàn tất, visit CRF sẽ được đánh dấu là completed, hoặc skipped nếu không có dữ liệu.
Khi toàn bộ tất cả các Visit CRF tron quá trình nhập liệu ở trạng thái completed (tối thiểu 1) và các Visit CRF không có dữ liệu ở trạng thái skipped, visit hoàn thành quá trình nhập liệu và có trạng thái là completed.
Nếu visit không có dữ liệu, tất cả các visit CRF và cả visit sẽ bị bỏ qua và ở trạng thái skipped
Các visit CRF ở trạng thái skipped, có thể chuyển đổi về trạng thái data entry started để tiến hành nhập liệu bổ sung.

Phần lớn các hướng dẫn trong mục này sẽ thực hiện với màn hình Enter Data

Lưu ý: Trong tài liệu dưới dây sử dụng khái niệm visit CRF (form dữ liệu trong visit), khái niệm này cần phân biệt với CRF (mẫu nhập liệu). Visit CRF sẽ sử dụng khuôn mẫu được thiết kế trong một CRF để thu thập dữ liệu cho một visit cụ thể của bệnh nhân.

Tổng quan

Quá trình nhập dữ liệu cho một visit sẽ bắt đầu khi visit được đặt lịch và kết thúc khi toàn bộ các form CRF trong visit đó hoàn thành quá trình nhập dữ liệu.

Mỗi visit CRF (form dữ liệu cần hoàn thành trong các visit) sẽ hoàn tất quá trình nhập dữ liệu khi visit CRF đó được đánh dấu hoàn thành nhập liệu (mang trạng thái Completed) hoặc không có dữ liệu và bị đánh dấu bỏ qua (mang trạng thái Skipped).

Dưới đây là nội dung hướng dẫn quá trình nhập liệu trong một visit.

Nhập dữ liệu cho visit CRF

Truy cập màn hình nhập dữ liệu cho visit CRF

Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống CheckPad sẽ có rất nhiều nghiệp vụ sẽ liên kết đến màn hình visit CRF để theo dõi thông tin cụ thể trong một visit.

Để đơn giản hóa hướng dẫn chúng tôi sẽ chỉ đề cập đến 2 cách truy cập màn hình visit CRF phục vụ cho quá trình nhập liệu.

Cách 1: Nhập liệu cho visit

Truy cập visit thông qua màn hình subject matrix, thông qua danh sách visit của subject hoặc được chuyển hướng sau khi lên lịch cho visit.
Chọn visit CRF trong visit

Cách 2: Truy cập thông qua bảng nhiệm vụ cần thực hiện.

Truy cập nhiệm vụ cần thực hiện của site, lựa chọn đối tượng nghiên cứu cần được nhập dữ liệu
Truy cập các visit CRF cần được nhập dữ liệu của các visit đã được đặt lịch

Bố cục màn hình nhập liệu cho Visit CRF

Màn hình nhập dữ liệu cho visit CRF là một màn hình phụ thuộc màn hình Enter Data.

Màn hình này sẽ bao gồm các thành phần sau:

Phần header cho biết các thông tin cơ bản về visit CRF, tên version, mã study subject. Khi click vào có thể mở rộng thêm về thống kê số lượng DN trong visit CRF hiện tại
Điều hướng giữa các section trong visit CRF
1. Điều hướng dạng tab
2. Điều hướng dạn select box
Màn hình nhập liệu chính, nơi nhập các thông tin cho visit CRF.
Các nút chức năng
1. Các nút chức năng, bao gồm các hành động có thể thực hiện với visit CRF ở thời điểm hiện tại (Remove, Restore, Skip, Sign, Verify, Clear, Print, Reassign)
2. Các nút chức năng nhập liệu (Next, Save, Save And Mark Complete)

Bố cục mỗi trường dữ liệu trong visit CRF

Thông thường với một trường dữ liệu khi nhập ta cần chú ý các yêu tố sau:

Trường dữ liệu cần điền.
- Có nhiều kiểu trường dữ liệu có thể xuất hiện như text, textarea, radio, selectbox, date picker...
- Trong một số trường hợp có thể xuất hiện tên đơn vị phía sau trường dữ liệu
Đánh dấu đây là trường dữ liệu bắt buộc
Biểu tượng để tạo, thể hiện trạng thái discrepancy note của tường dữ liệu hiên tại

Các quy tắc cơ bản khi nhập liệu

Phải nhập toàn bộ các trường dữ liệu bắt buộc (có dấu *)
Phải nhập đúng chuẩn dữ liệu được quy định trong đề cương
Trong trường hợp không có dữ liệu với các trường dữ liệu bắt buộc, cần tạo DN Failed Validation Check để đánh dâu dữ liệu không đúng chuẩn, người dùng monitor sẽ review dữ liệu này có đúng với tài liệu gốc hay không và đóng DN nếu dữ liệu đúng và không phát sinh vấn đề.
Các dữ liệu không đúng chuẩn (không tính trường hợp bắt buộc nhập mà không có dữ liệu) sẽ được tự động tạo DN Failed Validation Check sau tiếp tục save dữ liệu 2 lần liên tiếp mà không có sự thay đổi dữ liệu
Chỉ có thể lưu dữ liệu nếu vượt qua được Edit Check.
Lưu và đánh dấu hoàn thành (Save And Mark Complete) để đánh dấu hoàn thành quá trình nhập dữ liệu.

Edit Check

Edit Check là quá trình giúp validate dữ liệu, khi save, hệ thống sẽ đưa ra thông báo vào đánh dấu các dữ liệu không phù hợp với yêu cầu của đề cương nghiên cứu.

Để vượt qua Edit Check bắt buộc phải tạo DN dạng Failed Validation Check để đánh dấu dữ liệu không hợp quy → xem xét xử lí sau.

Failed Validation Check có thể được tạo tự động nếu save dữ liệu 2 lần mà không có sự thay đổi.

Thay đổi dữ liệu của một visit CRF đã hoàn thành

Đối với các visit CRF đã hoàn thành nhập liệu, CheckPad hạn chế việc thay đổi dữ liệu.

Thông thường chỉ được phép thay dổi các dữ liệu có vấn đề được đánh dấu bởi DN.

Đối với các dữ liệu không có DN, Hệ thống yêu cầu tạo Reason For Change để có thể thay đổi dữ liệu.

Bỏ qua các visit CRF không có dữ liệu

CheckPad hỗ trợ người dùng tính năng bỏ qua (skipped) đối với các visit CRF không có dữ liệu.

Hoàn tất quá trình nhập dữ liệu cho visit

Hoàn thành hoặc bỏ qua visit

Khi tất cả các visit CRF được hoàn thành hoặc bị bỏ qua, trạng thái của toàn bộ các visit CRF sẽ được tổng hợp và đưa ra trạng thái của visit hiện tại.

Visit hoàn thành khi khi tất cả các visit CRF đều ở trạng thái complete (tối thiểu 1 visit CRF) hoặc bị bỏ qua nếu không có dữ liệu.
Visit bị bỏ qua khi tất cả các visit CRF trong visit đó bị bỏ qua

Hoàn thành nhanh visit (complete visit)

Có thể hoàn thành nhanh các visit khi tất cả các visit CRF có dữ liệu đã được điền và đánh dấu hoàn thành nhập dữ liệu với các thao tác sau:

Chọn visit
Chọn Complete bỏ qua các visit CRF chưa hoàn thành → hoàn thành visit
Chọn Yes xác nhận thực hiện hành động

Sau khi thực hiện thành công tác tác, tất cả các visit CRF không có dữ liệu sẽ bị bỏ qua.

Bỏ qua nhanh visit (skip visit)

Có thể thực hiện nhanh việc bỏ qua visit, khi chưa hoàn thành nhập liệu cho bất kì form dữ liệu nào.

Thực hiện bỏ qua visit với những bước sau:

Chọn visit
Chọn Skip để bỏ qua tất cả các visit CRF trong visit → bỏ qua toàn bộ visit
Chọn Yes để xác nhận thực hiện hành động

Sau khi thực hiện hành động tất cả visit CRF trong visit sẽ bị bỏ qua.

Browser not supported