Phân quyền cho tài liệu / Set up Permission for documents

Tài liệu có hai phân quyền là đọc và ghi

• Đối với quyền đọc người dùng được phép truy cập các nội dung trong tài liệu
• Đối với quyền ghi cần thực hiện các hành đồng liên quan đến thay đổi hoặc xóa nội dung trong tài liệu

Để thay đổi phân quyền trong tài liệu yêu cầu quyền ghi trên tài liệu mục tiêu

Thay đổi phân quyền thông qua tag

Người dùng Admin có thể phân quyền theo mỗi tag, khi tài liệu được gán cho những tags này nó sẽ sử dụng phân quyền tương ứng của tags đó.

Ví dụ: Tags HCM có phân quyền đọc và ghi cho nhóm người dùng thuộc nhóm uploader, thì cũng có nghĩa là tất cả những người dùng thuộc nhom này có quyền đọc và ghi trên mọi tài liệu được gán nhãn này.

Người dùng có thể gán tags vào tài liệu khi tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu. Đọc thêm tại [Tiếng Việt] Các thao tác với tài liệu (document)

Thay đổi phân quyền thông theo từng tài liệu

Đối với riêng từng tài liệu ta có thể phân quyền đọc hoặc ghi cho người dùng hoặc nhóm người dùng (user group) khác nhau.

Để theo dõi phân quyền hiện tại của tài liệu người dùng cần truy cập chức năng Permission trên thanh điều hướng chức năng của tài liệu

Mục này sẽ gồm 2 phần chính: 

• Phân quyền hiện tại của tài liệu:
  • Danh sách phân quyền: bao gồm các người dùng, nhóm người dùng được phân quyền đặc biệt cho tài liệu hiện tại,
  • Người tạo tài liệu mặc định là người luôn có quyền đọc và ghi trên tài liệu, và không thể thay đổi
  • Người có quyền ghi trên tài liệu có thể thay đổi các phân quyền trên tài liệu thông qua việc bổ sung thêm nhóm người dùng với quyền đọc/ghi hoặc xóa bớt quyền học, ghi của người dùng hoặc 1 nhóm người dùng.
• Phân quyền thừa hưởng từ tags:
  • Danh sách của tất cả các tags của tài liệu và phân quyền với người dùng hoặc nhóm người dùng tương ứng trên tag này.

Thêm mới phân quyền

Để thêm mới phân quyền người dùng có quyền ghi trên tài liệu cần thực hiện các thao tác sau:

• Gõ vào 1 phần tên của người dùng hoặc nhóm người dùng để hệ thống đưa ra gợi ý
• Dùng phím mui tên để di chuyển, nhấn phím enter để chọn người dùng - nhóm người dùng. 2 thao tác trên nếu cần thêm nhiều nhóm người dùng cùng lúc với 1 quyền
• Chọn phân quyền (Can read), cả quyền đọc và quyền ghi (Can write)
• Chọn Add để thêm

Lưu ý một số trường hợp thêm phân quyền nhưng không thấy thay đổi do phân quyền đã được kế thừa bởi tags của tài liệu.

Ví dụ trong hình nhóm người dùng expert đã có quyền dọc trên tài liệu nên khi thêm quyền ghi vào sẽ không đồng thời thêm cả quyền đọc như trong miêu tả do quyền này đã tổn tại với tài liệu thông qua tags

Xóa phân quyền

Chọn dấu  của phân quyền tương ứng cần xóa