[vi] Làm việc với Discrepancy Notes
- Viet Anh Mai Thach (Unlicensed)
Tổng quan
Discrepancy Notes (DN) là công cụ cung cấp khả năng quản lí vấn đề hoặc bổ sung ý nghĩa tới từng trường dữ liệu của study subject.
Thông qua Discrepancy notes, các nhóm người dùng chịu trách nhiệm nhập liệu và những người dùng giám sát dữ liệu có thể giao tiếp và xử lí các vấn đề liên quan đến dữ liệu trong study.
Tài liệu này sẽ hướng dẫn những nội dung sau:
Các loại discrepancy notes
Discrepancy notes được chia thành 4 loại và được sử dụng với ý nghĩa và mục đích sử dụng khác nhau. Các loại discrepancy notes bao gồm:
| Loại DN | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Failed Validation Check | Sử dụng để đánh dấu các dữ liệu không đúng với quy tắc nhập liệu trong đề cương study. |
| Query | Sử dụng để trao đổi các vấn đề về dữ liệu trong quá trình đảm bảo chất lượng dữ liệu. |
| Reason for Change | Sử dụng để ghi nhận lý do thay đổi dữ liệu khi cập nhập một visit CRF đã được đánh dấu là hoàn thành nhập liệu. |
| Annotation | Bổ sung các thông tin, ghi chú dữ liệu. |
Các trạng thái của discrepancy notes
Với các loại DN chỉ mang tính chất bổ sung thông tin như Reason for Change, Annotation sẽ không áp dụng trạng thái (Not Applicable 
)
Đối với các loại DN yêu cầu quá trình review, cập nhập, chỉnh sửa dữ liệu như Failed Validation Check hoặc Query sẽ được phân thành 4 nhóm trạng thái:
| Trạng thái | Biểu tượng | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| New |  | Trạng thái khởi tạo của Query hoặc là Failed Validation Check |
| Updated |  | |
| Resolution Proposed |  | Trạng thái người dùng để đánh dấu là đã thực hiện sửa dữ liệu hoặc đưa ra lí do tại sao dữ liệu lại sai. Một người dùng thuộc nhóm monitor hay data manager cần xem xét dữ liệu đưa ra cập nhật trạng thái DN thành Update nếu cần thêm thông tin hoặc Closed dữ liệu nếu không còn vấn đề. |
| Closed |  | Hành động cuối cùng của "Failed Validation Check" hoặc là "Query", sử dụng để xác nhận vấn đề liên quan đến dữ liệu đã được giải quyết và được xem xét. |
Các trường dữ liệu của một discrepancy notes.
| Trường dữ liệu | Bắt buộc | Ý nghĩa | Hướng dẫn nhập liệu |
|---|---|---|---|
| Description |  | Miêu tả về DN, có thể là câu hỏi, câu trả lời hoặc lời bình luận | Tối đa 255 ký tự |
Detailed Note | Thông tin thêm về DN | Tối đa 1000 ký tự | |
| Type | | Kiểu Discrepancy Note | Lựa chọn 1 trong 4 kiểu DN:
|
| Set to Status | | Trạng thái của DN sau khi cập nhật | Đối với kiểu DN là Failed Validation Check
Đối với kiểu DN là Reason for Change , Annotation mặc định sẽ là Not Applicable và không thể lựa chọn. |
| Assign to User | Chỉ định người dùng sẽ trả lời query (Chỉ xuất hiện với kiểu DN là query) | Chọn một người dùng trong danh sách | |
| Email Assigned User | Email cho người dùng được chỉ định (Chỉ xuất hiện với kiểu DN là query) |
Tương tác với DN
Từ bất kì trường dữ liệu nào của visit CRF, một số trường dữ liệu của visit, subject người dùng có thể tương tác với Discrepancy notes của trường dữ liệu đó.
Discrepancy Notes trong các visit CRF
Khi chưa có bất kì DN nào tồn tại biểu tượng DN sẽ là (
). Khi có DN tồn tại biểu tượng DN sẽ được hiển thị với trạng thái tương ứng.
Để tương tác với DN người dùng cần nhân vào biểu tượng của trường dữ liệu tương ứng để thực hiện thao tác.
Màn hình tương tác với discrepancy notes của một trường dữ liệu
Trong màn hình Discrepancy Note sẽ bao gồm:
Thông tin về trường dữ liệu hiện tại
Lịch sử tương tác với DN của trường dữ liệu
Mục tạo DN mới
Trong trường hợp chưa có DN nào được tạo,hoặc nguời dùng chọn Begin New Thread, giao diện DN sẽ hiển thị mục tạo mới DN.
Mục cập nhật DN dạng Failed Validation Check, Query
Trong trường luồng làm việc của DN dạng Failed Validation Check, Query chưa được đóng, người dùng có thể tiếp tục cập nhật trạng thái của DN thành Update, Proposed Resolution hoặc Closed.
Lịch sử nhập của trường dữ liệu
Quy trình làm việc với Failed Validation Check
Failed Validation Check sử dụng để đánh dấu các dữ liệu không đúng với quy tắc nhập liệu trong đề cương study.
1. Tạo DN dạng Failed Validation Check
Trong quá trình nhập dữ liệu khi vấn đề dữ liệu được phát hiện tự động thông qua công cụ Edit Check, người nhập liệu có thể lưu dữ liệu 2 lần với nội dung không đối, hệ thống sẽ tự động tạo các failed validation check.
Trong quá trình nhập dữ liệu, nếu người nhâp liệu phát hiện vấn đề cũng có thể chủ động tạo Failed Validation Check để đánh dấu vấn đề.
2. Xem xét và giải quyết DN
Người dùng monitor hoặc data manager có thể reiview và theo dõi các vấn đề liên quan đến DN. Khi xem xét dữ liệu người dùng có hai lựa chọn:
- Updated Notes: Đánh dấu bổ sung thông tin, yêu cầu nhập lại...
- Closed: Đóng DN, xác nhận trường dữ liệu phù hợp, có thể sử dụng.
Quy trình làm việc với Query
Trong quá trình theo dõi dữ liệu, đặc biệt là khi monitor SDV dữ liệu, nếu phát hiện bất kì vấn đề gì với dữ liệu, người dùng monitor có thể tạo query để yêu cầu người dùng nhập liệu sửa lại dữ liệu cho chính xác.
1. Tạo mới query
Khi phát sinh vấn đề người dùng monitor sẽ tạo query, lựa chọn người dùng cần thực hiện giải quyết dữ liệu.
2. Giải quyết vấn đề
Người dùng có quyền nhập liệu sẽ xem xét lại dữ liệu, đưa ra sửa chữa hoặc lí do dẫn tới giá trị dữ liệu hiện tại.
3. Xem xét dữ liệu sau giải quyết vấn đề
Người dùng monitor, hoặc có quyền monitor sẽ xem xét câu trả lời và đưa ra lựa chọn:
- Update Note: để hỏi thêm chi tiết hoặc yêu cầu sửa chữa thêm
- Close Note: đóng DN, xác nhận vấn đề đã được giải quyết hợp lí.
Theo dõi discrepancy notes thông qua màn hình Discrepancy Notes
Màn hình Discrepancy Notes quản lí các nội dung Discrepancy Notes.
Màn hinh sẽ bao gồm:
Discrepancy Notes Summary: Bảng tổng hợp số lượng các Discrepancy Notes theo số lượng và trạng thái của các DN.
Pagination: Phân trang theo kết quả duyệt hoặc lọc DN
Filter: Lọc, tìm kiếm DN theo mục tiêu
Discrapancy Notes Table: Bảng discrepancy notes, mỗi hàng tương ứng với 1 DN chứa thông tin chi tiết về DN và 2 nút chức năng để xem hoặc truy cập trực tiếp đến trường dữ liệu có chứa DN
Theo dõi discrepancy notes thông qua Task Summary
CheckPad cung cấp cho người dùng khả năng theo dõi xử lí DN thông qua công cụ Task Summary.
Đọc thêm về Task Summary tại đây.