Electronic Data Capture - Study Conduct

Owned by Hieu Dao
Last updated: May 19, 2017
34 min read

Abstract:

Khi việc thu thập dữ liệu điện tử (EDC) đã trở thành một công cụ phổ biến và được chứng minh cho các thử nghiệm lâm sàng, việc tìm hiểu các nguyên tắc và hướng dẫn sử dụng EDC trở nên quan trọng hơn cho các chuyên gia quản lý dữ liệu lâm sàng (CDM). Chương này xem xét các quy trình và quy định hiện đang áp dụng cho EDC trong quá trình tiến hành nghiên cứu, và nhấn mạnh vai trò của các chuyên gia CDM trong việc duy trì một hệ thống EDC đúng cách trong một nghiên cứu đang được tiến hành.

Introduction:

Tài nguyên điện tử để quản lý dữ liệu lâm sàng đã phát triển trong 30 năm qua như là một bộ các quy trình và công cụ để tăng cường quản lý, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và lưu trữ dữ liệu nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng. Sự phát triển này đã dẫn đến một sự thay đổi mô hình chính trong quản lý dữ liệu, với việc thu thập dữ liệu hiện nay có khả năng được tạo điều kiện cho các investigator sites, và việc truyền dữ liệu được đẩy nhanh bởi Internet technologies.

Mặc dù các hoạt động pre-production và lập kế hoạch rất quan trọng đối với một nghiên cứu sử dụng các nguyên tắc EDC (xem phần "Electronic Data Capture Concepts and Study Start-up,), nó cũng rất quan trọng để áp dụng các nguyên tắc quản lý dữ liệu phù hợp với hành vi đang tiến hành nghiên cứu. Nghiên cứu lâm sàng là một quá trình năng động, và các nhà quản lý dữ liệu lâm sàng phải được chuẩn bị để thích nghi khi cần thiết để phục vụ tốt nhất nhu cầu của một nghiên cứu.

Scope:

Chương này cung cấp thông tin mô tả các hoạt động quản lý dữ liệu và các quá trình xảy ra trong quá trình tiến hành nghiên cứu sử dụng EDC. Nó tập trung vào việc đánh giá dữ liệu, phân tích xu hướng, truyền thông, an ninh, yêu cầu dữ liệu giữa nghiên cứu, và các quy trình kiểm soát thay đổi khác biệt.

Nhiều nhiệm vụ được mô tả trong chương này có thể là trách nhiệm chung giữa các nhóm khác nhau, cũng như có thể có nhiều nhóm khác nhau tham gia vào việc thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, các nhà quản lý dữ liệu lâm sàng cần phải có ý thức về việc liệu các tác vụ này có thực sự được thực hiện một cách thỏa đáng hay không.

Thông tin chi tiết so sánh các nghiên cứu trên giấy với các nghiên cứu sử dụng các nguyên tắc của EDC có thể được tìm thấy trong chương "Electronic Data Capture—Concepts and Study Start-up," cùng với thông tin chi tiết mô tả các hoạt động tiền sản xuất và kế hoạch cho một nghiên cứu dựa trên EDC. Khuyến nghị cho các nguyên tắc closeout phù hợp cho một nghiên cứu EDC được đề cập trong chương "Electronic Data Capture—Study Closeout."

Minimum Standards:

  • Làm việc với toàn bộ nhóm dự án để quyết định kiểm tra chỉnh sửa và bổ sung các danh sách là cần thiết trong quá trình nghiên cứu.
  • Document all changes to edit checks and data review specifications.
  • Maintain accurate and up-to-date system access, including documentation for changes to access (rights, revocation, addition, etc.).
  • Keep training materials updated and readily available to study team members. - Giữ tài liệu đào tạo cập nhật và sẵn sàng cho các thành viên của nhóm nghiên cứu.
  • Đảm bảo đào tạo thích hợp đã xảy ra cho tất cả các nhân viên tham gia vào việc tiến hành các nghiên cứu lâm sàng, và rằng tất cả các đào tạo được ghi lại. - Ensure proper training has occurred for all personnel involved in the conduct of the clinical study, and that all training is documented.
  • Giám sát sự thay đổi của các thành viên nhóm nghiên cứu để đảm bảo rằng các thành viên mới hoặc đã được chỉ định lại đã được đào tạo theo kế hoạch đào tạo nghiên cứu. - Monitor changes in study team members to ensure new or reassigned members have been trained according to the study training plan.
  • Provide sites with timelines for data entry and query responses.
  • Tạo báo cáo số liệu và xem xét chúng một cách thường xuyên. - Make metrics reports available and review them on a regular basis.
  • Nếu có thể, sử dụng báo cáo số liệu đã xác định trước và phát triển các báo cáo mới nếu cần để xác định các vấn đề về hiệu suất. - Where possible, utilize predefined metrics reports and develop new reports as needed to identify performance issues.
  • Notify appropriate study team members of site performance issues.
  • Monitor metrics reports and data query trends to identify when additional training is needed.
  • Observe the frequency of automated and manual queries.
  • Conduct additional training as needed to address any system and/or study specific changes.
  • Monitor query status for both open and answered queries through reports and task summaries.
  • Ensure continued review of data listings to identify any remaining data discrepancies that may generate queries.
  • Track progress of investigators’ signoffs on CRFs throughout the course of the study.
  • Notify the project team of data trends.

Best Practices:

  • Document ongoing training activity throughout the life of a study.
  • Use all available information to identify training gaps or needs (e.g., query trends, protocol deviations, monitor reports, help desk reports).
  • Take advantage of opportunities to provide additional information and training at investigator meetings, study coordinator teleconferences, and monitoring visits, as well as through communications such as newsletters or a study Web site.
  • Set metric goals and communicate expectations to study team and site staff.
  • Enforce timely data entry and query resolution in order to take advantage of all EDC benefits.
  • Program protocol deviation reports early in the study.
  • CDM should either be responsible for closing all queries, or at a minimum, reviewing queries closed by other parties.
  • Run compliance and safety reports early and frequently.
  • Seek input into remedial actions from the project team.

Data Reviews, Trend Analyses, and Remediation: 

Trong các thử nghiệm EDC, các khái niệm về xem xét dữ liệu và phân tích xu hướng có thể được áp dụng tương tự như cách chúng được sử dụng trong các nghiên cứu trên giấy. Tuy nhiên, các hệ thống EDC mang lại lợi thế to lớn cho các nghiên cứu dựa trên giấy bằng cách thay đổi trọng tâm của các hoạt động xác nhận dữ liệu của CDM và cho phép các xu hướng dữ liệu được phát hiện nhanh hơn. Trong EDC, vai trò quản lý dữ liệu truyền thống đã thay đổi vì site staff có thể nhập dữ liệu và kiểm tra sửa đổi đã được lập trình để kích hoạt các truy vấn tại thời điểm nhập hoặc ngay sau khi gửi dữ liệu.

CDM không còn thực hiện thay đổi dữ liệu trong hệ thống dựa trên phản hồi truy vấn từ sites, mà thay vào đó, site staff sẽ nhập dữ liệu thay đổi. CDM bây giờ có thể tập trung chú ý vào việc thực hiện đánh giá dữ liệu bằng cách sử dụng danh sách và báo cáo, để đảm bảo đầy đủ dữ liệu được hoàn thành, thống nhất và hợp lý.

Ngoài ra, nhiều hệ thống EDC cho phép các sponsor staff ngoài CDM thực hiện các nhiệm vụ đã được CDM thực hiện trong quá khứ, chẳng hạn như tạo các truy vấn thủ công và / hoặc đóng các truy vấn.

Quy trình, vai trò, trách nhiệm và quyền truy cập được thiết lập cho một nghiên cứu sẽ cần phải giải quyết các vấn đề phát hiện trong quá trình đánh giá dữ liệu cũng như ai chịu trách nhiệm giải quyết.

Khi dữ liệu được nhập vào một hệ thống EDC, nó thường không được xác minh nguồn. Các hoạt động xác nhận và xem lại dữ liệu có thể được thực hiện trước hoặc sau khi dữ liệu được xác minh nguồn. Cần phải có quyết định liệu nhóm dự án có yêu cầu các mục dữ liệu cụ thể phải trải qua quá trình xác minh tài liệu nguồn (SDV) trước khi xem xét dữ liệu và / hoặc chỉnh sửa các hoạt động kiểm tra và kiểm tra thủ công. Nếu nhóm dự án quyết định thực hiện việc xem xét dữ liệu và / hoặc chỉnh sửa các hoạt động kiểm tra sau khi SDV, cần thiết lập một phương pháp giao tiếp giữa các cộng sự nghiên cứu lâm sàng (CRAs) và các nhà quản lý dữ liệu. Một số hệ thống EDC có chức năng chỉ ra khi SDV hoàn thành.

Một trong những cách hiệu quả nhất để xem xu hướng dữ liệu là tạo ra một báo cáo hiển thị tần suất các truy vấn được tạo. Một báo cáo như vậy sẽ cho phép nhóm dự án phản ứng nhanh và áp dụng các giải pháp khác nhau để giải quyết những vấn đề này. Các giải pháp này có thể bao gồm: 

  • Retrain the site concerning the protocol
  • Retrain the site in electronic case report form (CRF) completion guidelines.
  • Retrain the site in system functionality.
  • Explain issues in a newsletter to sites.
  • Contact sites directly either during the next monitoring visit or more promptly via phone after an issue is identified.

Tần suất các truy vấn cụ thể cũng có thể nhắc đội ngũ dự án kiểm tra kỹ thuật kiểm tra. Việc xem xét các thông số kỹ thuật này có thể cho biết các giải pháp như mở rộng phạm vi, viết lại thông số, hoặc loại bỏ một số kiểm tra nhất định. 

Sự sẵn có nhanh chóng của dữ liệu nghiên cứu trong một hệ thống EDC cho phép các nhóm dự án đưa ra quyết định sớm hơn trong vòng đời phát triển hơn là các nghiên cứu trên giấy. Tính sẵn có của dữ liệu nghiên cứu này đặc biệt có lợi trong việc thực thi sự tuân thủ, độ lệch của các đề cương theo dõi, phát hiện các mối quan ngại về an toàn và sửa đổi các đề cương nếu cần. Ngoài ra, như là một phần của sự phát triển của các báo cáo và danh sách, điều quan trọng là CDM phải xem xét vị trí / hệ thống hiệu quả nhất để tạo ra thông tin này. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Hệ thống Quản lý Dữ liệu Lâm sàng Kết thúc (CDMS) để đưa dữ liệu thu thập được từ công cụ EDC của bạn cùng với dữ liệu của phòng thí nghiệm trung ương, có thể cần thiết lập các báo cáo trong CDMS hoặc một gói phần mềm phân tích thống kê như SAS thay vì trực tiếp từ hệ thống EDC. 

Thông báo sớm về sự không tuân thủ đề cương là rất quan trọng để nghiên cứu, đặc biệt với các đề cương phức tạp hơn. Site staff có thể gặp vấn đề tuân thủ các yêu cầu về thuốc, các bước thủ tục, cách sử dụng thiết bị đúng cách, hoặc các yêu cầu về đề cương khác. Các báo cáo được lập trình lúc bắt đầu một nghiên cứu để nắm bắt độ lệch đề cương nên được chạy thường xuyên để theo dõi sự tuân thủ. Một hệ thống EDC cho phép nhóm dự án phản hồi ngay cho site staff để họ có thể đào tạo lại nếu cần.

Đôi khi, việc phân tích sai số đề cương và sai sót trong dữ liệu lâm sàng có thể cho thấy sự cần thiết phải sửa đổi quy trình. Xác định các vấn đề sớm là rất quan trọng đối với hành vi nghiên cứu vì nó cho phép nhập đúng dữ liệu đúng theo địa điểm. Sửa đổi quy trình ngay sau khi một vấn đề được phát hiện góp phần đáng kể vào sự an toàn của bệnh nhân và thành công chung của nghiên cứu.

Trong một số thiết kế thử nghiệm, chẳng hạn như thử nghiệm thiết kế thích ứng, các đề cương có thể yêu cầu thay đổi liều lượng, kích cỡ mẫu, vv trong quá trình nghiên cứu. Trong trường hợp này, sự truy cập sớm vào dữ liệu và khả năng quan sát các xu hướng trong dữ liệu lâm sàng khi chúng xảy ra là rất quan trọng. Báo cáo với các thông số điều trị có liên quan nên được các thành viên nhóm dự án sản xuất và xem xét.

Đánh giá dữ liệu an toàn toàn diện sẽ giúp xác định xu hướng và cảnh báo các nhà điều tra ngay lập tức về các vấn đề an toàn của bệnh nhân trong quá trình nghiên cứu. Mặc dù thông báo tác dụng phụ nghiêm trọng (SAE) có thể xảy ra nhanh chóng trong các nghiên cứu dựa trên giấy bằng điện thoại hoặc fax, một nghiên cứu của EDC cung cấp một cách tiếp cận toàn diện hơn, bao gồm tất cả. Ngoài các SAE, các sự kiện bất lợi không nghiêm trọng và các thông tin bệnh nhân thích hợp khác có thể được xem xét trước đó trong nghiên cứu, đảm bảo rằng Data and Safety Monitoring Board (DSMB) có một bức tranh toàn cảnh hiện tại về tính an toàn của bệnh nhân.

Đánh giá dữ liệu hiệu quả và an toàn giữa kỳ cũng có thể được thực hiện sớm hơn trong một nghiên cứu dựa trên EDC sử dụng thông tin bệnh nhân gần nhất, thời gian thực gần nhất. Các quyết định của DSMB để ngăn chặn một nghiên cứu vì lo ngại về an toàn hoặc thiếu hiệu quả có thể được thực hiện nhanh hơn nhiều so với trong một nghiên cứu trên giấy. Điều này đảm bảo bảo vệ bệnh nhân tốt hơn và giảm chi phí nếu nghiên cứu phải dừng lại.

Communication Plan

Có rất nhiều phương pháp được sử dụng cho giao tiếp, bao gồm thông tin bằng lời nói, bằng văn bản và điện tử. Trong hoạt động hằng ngày, các phương tiện giao tiếp phổ biến nhất là e-mail, điện thoại, fax, hoặc các cuộc họp mặt đối mặt. Để đặt nền tảng vững chắc cho một nghiên cứu EDC, giao tiếp hiệu quả là một điều cần thiết tuyệt đối.

Thông tin rõ ràng và dễ hiểu là một chủ đề cực kỳ quan trọng đối với tất cả các thành viên của nhóm nghiên cứu lâm sàng, bao gồm cả các vendor tham gia vào quá trình nghiên cứu. Bất kể giai đoạn hoặc thành phần của một nghiên cứu trong đó một cá nhân được tham gia, tất cả các bên phải tuân theo các nguyên tắc sau:

  • Lập kế hoạch thường xuyên để giữ cho mọi người thông tin về các vấn đề và tình trạng nghiên cứu chính và để nuôi dưỡng các cuộc thảo luận. - Schedule regular and frequent meetings to keep everyone informed about key study issues and status and to nurture discussions.
  • Cung cấp tài liệu tốt một cách kịp thời như là một theo dõi tất cả các cuộc họp. - Provide good documentation in a timely manner as a follow-up to all meetings.
  • Gửi một tin nhắn xác nhận nếu các quyết định về giao thức, tiến hành nghiên cứu, hoặc các vấn đề nghiên cứu cụ thể khác đã được thực hiện qua e-mail. - Send a confirmatory message if decisions about the protocol, conduct of the study, or other study-specific matters were made via e-mail.
  • Tìm kiếm làm rõ nếu không chắc chắn hoặc không rõ ràng về bất kỳ đề tài nghiên cứu nào, và đừng ngần ngại thảo luận. - Seek clarification if unsure or unclear of any study-related topics, and don’t hesitate to discuss.
  • Áp dụng cách tiếp cận chủ động để tiết kiệm thời gian và năng lượng. - Adopt a proactive approach in order to save time and energy.
  • Tương ứng rõ ràng và ngắn gọn. Xem xét ngôn ngữ bản địa của mỗi người tham gia; Truyền đạt rõ ràng, súc tích và không mơ hồ, và tránh những cụm từ hoặc các thuật ngữ cụ thể. - Correspond clearly and succinctly. Consider the native language of each participant; communicate clearly, concisely and unambiguously, and avoid phrases or terms that are dialect-specific.
  • Sử dụng phán đoán tốt. E-mail có thể không phải là phương tiện giao tiếp tốt nhất khi cuộc điện thoại hoặc cuộc gặp mặt trực tiếp có thể làm rõ các vấn đề tốt hơn hoặc dễ dàng hơn. - Use good judgment. E-mail may not be the best means of communication when phone calls or face-to-face meetings can clarify problems better or more easily.
  • Duy trì tài liệu về các quyết định và các vấn đề đã biết liên quan đến dữ liệu ở một địa điểm có thể truy cập được bởi tất cả các thành viên nhóm nghiên cứu. - Maintain documentation of decisions and known issues related to the data in a location accessible by all study team members.

Metrics Reports

Rất sớm sau khi một nghiên cứu bắt đầu tuyển sinh, một hệ thống EDC có thể cung cấp cơ hội duy nhất để tích cực cải thiện site performance cũng như các tài liệu đào tạo. Báo cáo số liệu như thời gian phản hồi truy vấn, tần số truy vấn theo biểu mẫu hoặc mục dữ liệu và số lượng truy vấn trên mỗi site phải được chạy sớm trong một thử nghiệm để xác định các vấn đề tiềm ẩn. Việc khắc phục có thể được thực hiện để giảm bớt hoặc thậm chí xoá bỏ những vấn đề này khi quá trình nghiên cứu tiến triển. Việc khắc phục có thể bao gồm sửa đổi hướng dẫn hoàn thành CRF, đào tạo lại site staff, đào tạo lại nhân viên CDM về các cụm từ truy vấn, bản tin chuyên đề và teleconferences.

Báo cáo số liệu từ các nguồn dữ liệu khác cũng cần được xem xét. Ví dụ: nếu được sử dụng trong nghiên cứu, bộ phận trợ giúp có thể cung cấp thông tin về xu hướng hiệu suất trang web và các vấn đề. Ngoài ra, nếu một nghiên cứu đang tích hợp dữ liệu từ các thiết bị tự động như điện tâm đồ (ECG), trợ lý cá nhân kỹ thuật số (PDA) hoặc các thiết bị điện tử khác cho kết quả báo cáo bằng điện tử (ePRO), các cơ hội báo cáo số liệu bổ sung và các giao diện dữ liệu với EDC Hệ thống có thể được xem xét.

Security

Do luật pháp và các quy định, chẳng hạn như các tiêu chuẩn về sự riêng tư của HIPAA, các nguyên tắc ICH E6 mục 2.11 và 4.8.10, và Điều 8 của Chỉ thị EU 95/46 / EC, việc truy cập vào một hệ thống EDC phải giới hạn đối với nhân viên được ủy quyền. Duy trì sự truy cập thích hợp và bảo mật hệ thống là cần thiết trong suốt thời gian thử nghiệm lâm sàng. Tuy nhiên, không thể đảm bảo an toàn nếu không có sự chấp thuận của người dùng. Vì vậy, tất cả người dùng phải được thông báo và liên tục nhắc nhở về các quy định truy cập hệ thống. Trong quá trình giám sát, nhà tài trợ và / hoặc tổ chức nghiên cứu hợp đồng (CRO) cần nhắc lại cho site staff về tầm quan trọng của tính bảo mật đối với ID và mật khẩu của mỗi người dùng. Việc nghi ngờ sự không tuân thủ các quy định về truy cập phải được báo cáo cho người quản trị hệ thống được chỉ định thích hợp.

Maintaining System Rights Determined by Roles and Privacy

Trong suốt quá trình thử nghiệm, vai trò và trách nhiệm có thể thay đổi, cũng như các quy trình quản lý dữ liệu. CDM nên quản lý bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu mô tả quyền truy cập. Do ảnh hưởng tiềm ẩn đối với quyền truy cập cụ thể của người dùng cá nhân nên bất kỳ thay đổi nào cần được thông báo cho tất cả thành viên nhóm nghiên cứu. Ngoài ra, nên giữ các định nghĩa về vai trò và trách nhiệm với tài liệu truy cập của người dùng để hỗ trợ kiểm toán viên hiểu rõ vai trò của mỗi người dùng.

Managing Periodic System Access Review

Quản lý tài khoản và quyền người dùng là một công việc tốn nhiều thời gian, đòi hỏi sự siêng năng để đảm bảo tính bảo mật và bảo mật được duy trì trong suốt thời gian dùng thử. Thông tin liên lạc mở với các hoạt động lâm sàng là cần thiết để theo dõi sites và nhân viên của CRO thay đổi để kích hoạt hoặc hủy kích hoạt các tài khoản người dùng tương ứng nếu cần.

Người quản lý dữ liệu cũng nên sử dụng các báo cáo về hoạt động của hệ thống EDC để định kỳ xem xét việc người dùng truy cập vào hệ thống EDC. Ngoài ra, như là một phần của đánh giá giai đoạn này họ phải đảm bảo quyền truy cập là thích hợp cho mỗi người dùng. Tuy nhiên, khoảng thời gian giữa các giai đoạn đánh giá phụ thuộc vào thời gian nghiên cứu. Các thủ tục vận hành tiêu chuẩn cần nêu rõ giai đoạn đánh giá tối thiểu đối với hệ thống EDC.

Managing Conventions for User Login IDs and Passwords

Mỗi người dùng của một hệ thống EDC phải có một tài khoản cá nhân, bao gồm một ID đăng nhập và mật khẩu duy nhất. Nhà tài trợ nên quyết định ID và mật khẩu được phổ biến như thế nào cho người sử dụng. Thông thường, ID đăng nhập và mật khẩu ban đầu có thể được gửi đến người dùng cá nhân bằng địa chỉ e-mail của họ, hoặc thông qua các phương pháp truyền thống như thư hoặc chuyển phát nhanh. Quản trị viên hệ thống chỉ nên cấp quyền truy cập của người dùng vào hệ thống sau khi đào tạo cụ thể về vai trò của người dùng đã được hoàn thành và ghi lại.

Khi người dùng đăng nhập lần đầu tiên, hệ thống EDC nên nhắc nhở người dùng thay đổi ID đăng nhập và / hoặc mật khẩu ban đầu của họ. Nếu hệ thống không có khả năng bắt buộc người dùng thay đổi mật khẩu của họ vào mục nhập đầu tiên, các giảng viên sẽ cần đảm bảo rằng hoạt động này được thảo luận với tất cả các học viên. Người dùng nên được đào tạo để giữ bí mật và ID của họ. Mỗi ID đăng nhập phải xác định duy nhất người dùng trong audit trails của hệ thống EDC và cho phép theo dõi bất kỳ thông tin nào mà người dùng nhập, sửa đổi hoặc xóa. Ngoài ra, người dùng nên được hướng dẫn để đăng nhập vào tài khoản của họ, hoàn thành nhập dữ liệu và xem lại, và đăng xuất khi hoàn thành đánh giá. Người sử dụng nên được hướng dẫn để đăng xuất khỏi hệ thống EDC khi máy tính cá nhân (PC) sử dụng để truy cập vào hệ thống EDC được để lại không giám sát. Yêu cầu ID đăng nhập và mật khẩu phải bao gồm các hạn chế về việc sử dụng lại các tài khoản và mật khẩu, ID đăng nhập và mật khẩu tối thiểu, tần suất yêu cầu thay đổi mật khẩu và tự động đăng xuất khi máy tính truy cập vào hệ thống EDC vượt quá thời gian không hoạt động .

Managing User Access

turnover của các thành viên nhóm nghiên cứu và trang web có thể có turnover liên quan đến quy mô và thời gian của thử nghiệm. Do đó, quản lý truy cập của người dùng sẽ là một nhiệm vụ đang diễn ra trong suốt quá trình nghiên cứu của EDC.

Điều này sẽ liên quan đến việc thiết lập quy trình để vô hiệu hóa tài khoản cũng như cấp tài khoản cho người dùng mới. Hệ thống cũng nên được cập nhật khi các thành viên nhóm nghiên cứu được phân bổ lại các vai trò khác nhau trong quá trình nghiên cứu. Giám sát truy cập của người dùng sẽ yêu cầu cả tài nguyên hoạt động của CDM và quản lý trang web và tài trợ người dùng truy cập.

Disabling Access During a Study

Các thủ tục phải được thiết lập để xác định các quy trình để vô hiệu hoặc thu hồi quyền truy cập vào hệ thống nếu cần. Các quy trình này cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm truyền thông thay đổi nhân sự (cả nội bộ lẫn bên ngoài), ghi lại những thay đổi này và thực hiện những thay đổi này. Yêu cầu đối với tự động hủy tài khoản cũng phải được thiết lập trong trường hợp vi phạm về bảo mật hoặc người dùng không đăng nhập trong thời gian dài, chẳng hạn như không truy cập nghiên cứu trong vòng 90 ngày hoặc một số khung thời gian khác.

Nhà tài trợ nên xác định các quy tắc khóa không thích hợp trong trường hợp có truy cập trái phép, dù là cố gắng hay thành công. Nếu người dùng nhập ID không chính xác hoặc mật khẩu, cần phải sử dụng một phương pháp thay thế khác, như được xác định thông qua các quy trình vận hành chuẩn (SOPs) hoặc các hướng dẫn làm việc, để cung cấp cho người dùng quyền truy cập hệ thống.

Adding New Access During a Study

Trong quá trình thử nghiệm, sẽ cần thêm người dùng mới hoặc sửa đổi quyền truy cập cho người dùng hiện tại. Các thủ tục nên được thiết lập để đảm bảo các nhiệm vụ này xảy ra mà không làm gián đoạn các hoạt động nghiên cứu đang diễn ra. Các thủ tục này cần nêu rõ các điều kiện tiên quyết trong đào tạo, các bước để yêu cầu tiếp cận và các nhân viên có trách nhiệm đảm bảo tất cả nhân viên và thành viên nhóm nghiên cứu đều có quyền truy cập thích hợp. Tài liệu đào tạo đã hoàn thành nên được cung cấp cho quản trị viên hệ thống để họ biết người dùng nào có thể được cấp quyền truy cập mới hoặc được sửa đổi.

Ensuring Effective Software Support

Khi có sẵn, báo cáo (có thể bao gồm các khảo sát) chi tiết về tính phản hồi và hiệu quả của hỗ trợ phần mềm (ví dụ: khoảng thời gian trung bình mà help desk cần để hỗ trợ người dùng) cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo hỗ trợ có hiệu quả. Một số yếu tố rất quan trọng để đảm bảo hỗ trợ được cung cấp hiệu quả và nhanh chóng, bao gồm cả việc dễ dàng tiếp cận nhân viên hỗ trợ, khả năng giải quyết các câu hỏi của người sử dụng và sự hỗ trợ sẵn có khi cần thiết.

Providing Multiple Language Support

Mặc dù cần xác định nhu cầu ngôn ngữ cho bàn trợ giúp trong giai đoạn tiền sản xuất của nghiên cứu, nhân viên CDM phải nhạy cảm với các khiếu nại liên quan đến các vấn đề truyền thông trong giai đoạn nghiên cứu. Các vấn đề có thể, một phần hoặc toàn bộ, liên quan đến sự không có khả năng của bảng trợ giúp để cung cấp hỗ trợ ngôn ngữ cần thiết và có thể yêu cầu sửa đổi nhu cầu bản dịch ban đầu của nghiên cứu.

Providing 24 x 7 x 365 Support

Cũng giống như hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, sự trợ giúp của phòng trợ giúp phải được xác định trước khi bắt đầu nghiên cứu. Tuy nhiên, trong quá trình tiến hành nghiên cứu, CDM nên đánh giá phản hồi từ người sử dụng để đảm bảo rằng sự sẵn có của sự hỗ trợ là phù hợp cho nghiên cứu. Báo cáo chi tiết về phản ứng và hiệu quả của hỗ trợ phần mềm nên được xem xét thường xuyên để đảm bảo sự hỗ trợ phần mềm cấp 1 có hiệu quả. Phần mềm hỗ trợ cấp 1 là mức hỗ trợ thấp nhất cần thiết và bao gồm các hoạt động như mở khóa tài khoản người dùng và đặt lại mật khẩu người dùng. Thông tin thu được từ các báo cáo và phản hồi có thể liên quan đến việc đánh giá lại các quyết định ban đầu liên quan đến mức hỗ trợ cần thiết. Ví dụ: nếu hỗ trợ 24x7x365 chưa được thiết lập ban đầu, có thể cần phải xem xét lại. Nếu một vendor được ký hợp đồng để cung cấp các dịch vụ trợ giúp, mọi thay đổi đối với hợp đồng sẽ cần phải được xem xét và thương lượng.

Traning

Đào tạo liên quan đến EDC nên được cung cấp cho nhân viên bên trong và bên ngoài trong quá trình tiến hành nghiên cứu. Đào tạo có hiệu quả nhất khi được cung cấp càng gần càng tốt đến thời điểm khi các kỹ năng mới được học sẽ được sử dụng. Nếu một thời gian trôi qua đáng kể xảy ra giữa đào tạo và sử dụng các kỹ năng học được, đào tạo lại nên được xem xét.

Reviewing and Maintaining Training Materials

Đào tạo hệ thống EDC là một phần quan trọng trong việc quản lý học tập hợp lý. Đào tạo phụ thuộc vào nghiên cứu và đối tượng mục tiêu, vì vậy cần xây dựng các tài liệu đào tạo với những cân nhắc trên để đào tạo có hiệu quả và phù hợp nhất có thể. Hơn nữa, đào tạo phải là một quá trình liên tục, không chỉ là một sự kiện một lần. Một hệ thống EDC có thể cung cấp cho nhà tài trợ với khả năng xác định nhu cầu đào tạo lại người dùng. Một số hệ thống EDC cũng có thể được sử dụng bởi nhóm nghiên cứu để cung cấp các tài liệu đào tạo và thông tin cập nhật cho người dùng một cách kịp thời. Ví dụ, các hướng dẫn cập nhật CRF có thể được cung cấp ngay cho tất cả các sites và các thành viên nhóm nghiên cứu, và các bản tin có thể được cung cấp thông qua một trang Web chuyên dụng để thông tin cập nhật hoặc thay đổi.

Xác định nhu cầu đào tạo lại của người dùng là một hoạt động quan trọng của cả thành viên của nhóm hoạt động lâm sàng và CDM, những người thường xuyên tương tác với trang web. CDM cần phải nhận thức được các tình huống tại một địa điểm có thể gây ra những thách thức và nhu cầu đào tạo lại, chẳng hạn như điều phối viên không có kinh nghiệm, sự cô lập, turnover, hoặc ưu tiên cạnh tranh. Thông tin hiện có, chẳng hạn như báo cáo trợ giúp, báo cáo tần số truy vấn và báo cáo độ lệch của giao thức, có thể được sử dụng để xác định các tài liệu cần cập nhật hoặc người dùng cần đào tạo mới hoặc bổ sung.

Ensuring Site and Sponsor Staff Training During Turnover

Một sự xuất hiện phổ biến trong nghiên cứu lâm sàng là turnover của cả site staff và sponsor staff. Nhân viên mới phải nhận được sự huấn luyện cần thiết, và các tài khoản người dùng và sự cho phép trong hệ thống phải được cập nhật để phản ánh những thay đổi của nhân viên. Một kế hoạch cần được thiết lập để người sử dụng mới được đào tạo kịp thời để họ có thể có được quyền truy cập dữ liệu vào hệ thống EDC. Nếu nhân viên trang web mới không được đào tạo và không có quyền truy cập vào hệ thống, họ không thể nhập dữ liệu, và thời hạn nghiên cứu có thể bị ảnh hưởng tiêu cực.

Change Control

Bất kỳ hệ thống EDC nào cũng có thể thay đổi trong quá trình tiến hành nghiên cứu vì những thay đổi trong phần mềm EDC và / hoặc những thay đổi trong bản thân nghiên cứu.

Software Change Control

Bởi vì nhiều thử nghiệm lâm sàng xảy ra trong vài năm, thay đổi phần mềm và nâng cấp chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến các nghiên cứu của EDC. Những thay đổi hoặc nâng cấp này không chỉ giới hạn trong phần mềm EDC cốt lõi mà còn có thể bao gồm nâng cấp lên hệ điều hành, phần mềm cơ sở dữ liệu back-end, hoặc bất kỳ phần mềm phụ trợ tích hợp với hệ thống EDC, chẳng hạn như báo cáo hoặc trích xuất phần mềm. Sự khác biệt trong các chiến lược và quy trình kiểm soát thay đổi phụ thuộc vào việc liệu phần mềm được phát triển nội bộ bởi nhà tài trợ hay mua từ vendor.

Nếu phần mềm được mua, nhà tài trợ có thể quyết định dựa vào gói kiểm chứng hệ thống của vendor cho phần mềm, bao gồm tất cả các bản phát hành hoặc nâng cấp, và duy trì hệ thống như một nền tảng "đủ điều kiện" hơn là thực hiện xác nhận hệ thống mỗi khi phát hành. Tuy nhiên, các nền tảng phần mềm "đủ điều kiện" không nên được tùy chỉnh bởi người bảo trợ trừ khi xác nhận của nền tảng tùy chỉnh cũng sẽ được thực hiện.

Controlling Changes to the System by Incorporating Software Development Life Cycle Principles

Before making a decision to implement upgrades to the software system (whether it is a new release or a minor version update), CDM should make a complete assessment of the software changes and obtain input from other areas that may be impacted, including a thorough risk assessment. The first step in performing an assessment is to gain a clear understanding of all changes or additions that will be made to the software. For software purchased from a vendor, this task can be accomplished by ensuring that the software release notes are reviewed and well understood by appropriate staff. Release notes should include documentation of all changes, any known issues in the new release, and instructions for upgrading the software from previous versions.

For software produced internally by the sponsor, a well-developed change control process should be established. This process should include steps for reviewing change requests, grouping multiple change requests together as appropriate, updating requirements and design documentation, build, testing, and implementation.

To determine whether a software system should be upgraded, the sponsor should consider the following issues:

  • Tác động lên dữ liệu (Impact on data) - Đánh giá nếu có bất kỳ thay đổi nào về chức năng phần mềm có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn dữ liệu. Ví dụ, nếu một số ký tự hoặc chức năng nào đó không còn được hỗ trợ, nhà tài trợ phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu sẽ được bảo toàn sau khi nâng cấp phần mềm.
  • Tác động lên mã hiện có (Impact on existing code) - Việc nâng cấp phần mềm có thể yêu cầu bạn thay đổi mã lập trình hiện tại.
  • Các hệ thống phụ trợ (Auxiliary systems) - Nhà tài trợ nên đánh giá các hệ thống hoặc chương trình liên quan sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi nâng cấp phần mềm. Các hệ thống khác có yêu cầu nâng cấp hoặc sửa đổi tương ứng không?
  • Tác động lên các sites (Impact on sites) - Nghiên cứu sẽ không thể truy cập trong quá trình nâng cấp phần mềm? Site có được yêu cầu thực hiện các tác vụ nhất định, chẳng hạn như cài đặt phần mềm trên máy tính địa phương hoặc thay đổi cài đặt trình duyệt? Site có cần đào tạo bổ sung không? Các Sites sẽ được thông báo về tác động như thế nào?
  • So sánh chi phí và giá trị (Comparison of cost and value) - Chi phí thực hiện và xác nhận việc nâng cấp phần mềm phải được so sánh với giá trị kinh doanh cần đạt được.
  • Ảnh hưởng đối với các nghiên cứu đang diễn ra (The impact on ongoing studies) - Xét ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu nghiên cứu và thời gian còn lại, liệu có đáng để nâng cấp phần mềm lên một phiên bản mới? Liệu phần mềm cho các nghiên cứu đang diễn ra cần phải được nâng cấp đồng thời?
  • SOP và các tài liệu đào tạo (SOPs and training materials) - Việc nâng cấp phần mềm cần phải xem xét lại SOP của các nhà tài trợ hoặc các tài liệu đào tạo không?

Đối với phần mềm EDC được sản xuất trong nước hoặc tùy chỉnh, cần tạo tài liệu yêu cầu mới. Nỗ lực này thường do quản lý dữ liệu. Tài liệu yêu cầu phải bao gồm các tính năng và chức năng mới, cũng như các thay đổi đối với các tính năng và chức năng hiện tại. Các yêu cầu tài liệu phục vụ như là cơ sở cho các chi tiết kỹ thuật thiết kế. Tạo các thông số kỹ thuật thiết kế thường được thực hiện bởi nhóm người sẽ lập trình các thay đổi.

Ngoài các yêu cầu tài liệu, quản lý dữ liệu sẽ cần phải phát triển một chiến lược kiểm tra tài liệu kiểm tra và xác nhận yêu cầu cho các phần mềm mới. Tùy thuộc vào loại nâng cấp, việc kiểm tra chuyên sâu không phải lúc nào cũng cần thiết. Các hướng dẫn sau đây có thể được sử dụng để xác định các nỗ lực thử nghiệm bắt buộc:

  • For a minor version (bug fix or upgrade), limited testing is required.
  • For a new release or major version upgrade, moderate to intensive testing is required.

Đối với các hệ thống EDC đã mua, vendor có thể cung cấp và duy trì kế hoạch thử nghiệm và kết quả. Đối với phần mềm EDC được sản xuất nội bộ, các kịch bản thử nghiệm hoặc các trường hợp thử nghiệm dựa trên yêu cầu người dùng mới sẽ được sản xuất. Trước khi thực hiện thay đổi trong môi trường sản xuất, tất cả các thử nghiệm phải được thực hiện trong môi trường thử nghiệm. Các tính năng và chức năng mới được cung cấp bởi bản nâng cấp (cũng như cải tiến các tính năng hoặc chức năng hiện có) cần được kiểm tra. Một bản ghi sự cố hoặc hệ thống theo dõi lỗi dựa trên nền web nên được sử dụng để theo dõi lỗi được tìm thấy trong quá trình kiểm tra, do đó trạng thái của các vấn đề này có thể được theo dõi thông qua giải pháp của họ.

Nếu xác nhận hợp lệ của bản phát hành mới đã được hoàn thành thành công, phiên bản mới hoặc thay đổi có thể được thực hiện trong sản xuất. Vui lòng xem phần "Database Validation, Programming and Standards" của Good Clinical Data Management Practices để biết thêm thông tin về xác nhận hợp lệ, bao gồm các khuyến nghị, tiêu chuẩn tối thiểu và các phương pháp hay nhất.

Đào tạo về phần mềm đã thay đổi

Trong khi nâng cấp nhỏ cho phần mềm dường như không được chú ý bởi người dùng, một bản phát hành mới hoặc nâng cấp lớn cho phần mềm có thể yêu cầu đào tạo bổ sung. Nhà tài trợ nên xác định mức độ đào tạo bắt buộc, mà người sử dụng nên được đào tạo và phương pháp đào tạo.

Thông thường, nhân viên nhà tài trợ (CRAs / CDM) và site staff sẽ cần đào tạo, có thể gửi trực tiếp, từ đĩa CD, sử dụng Web, vv Các bài thuyết trình sử dụng hình ảnh màn hình có thể đặc biệt có ích cho mục đích đào tạo vì chúng có thể được sử dụng lại Cho các buổi tập huấn sau này. Sponsor staff nên được đào tạo trước tiên về chức năng mới hoặc được sửa đổi của phần mềm và sau đó là nhân viên của trang.

Xây dựng Kế hoạch triển khai

Trước khi cung cấp phần mềm mới cho nhân viên, cần phải đánh giá tác động của phần mềm sửa đổi. Ví dụ, nếu sửa đổi phần mềm sẽ yêu cầu sửa đổi các CRF đã được phê duyệt, nhà tài trợ nên xác định các vấn đề của Hội đồng Thẩm định về Thể chế (IRB) để giải quyết (các vấn đề của IRB dường như không áp dụng cho nâng cấp phần mềm nhưng có thể áp dụng cho các bản sửa đổi của CRF). Nhà tài trợ nên xác định liệu phần mềm mới cần được nâng cấp theo từng giai đoạn hoặc cùng một lúc.

Site cần được thông báo về việc triển khai phần mềm mới với đủ thời gian cho những sự chuẩn bị cần thiết. Trong trường hợp nâng cấp không xảy ra như mong đợi, một kế hoạch dự phòng hoặc dự phòng đã được xác định rõ ràng phải được thiết lập trước khi triển khai phần mềm. Đối với nghiên cứu quốc tế, thời gian có sẵn để thực hiện nâng cấp phần mềm có thể bị giới hạn và có thể yêu cầu nâng cấp phải hoàn thành trong giờ làm việc bình thường.

Quản lý Bản phát hành cũ

Software Vendors thường duy trì tất cả các phiên bản phần mềm trong một khoảng thời gian nhất định. Nhà tài trợ nên biết mức độ hỗ trợ được cung cấp bởi vendors. Khi một vendor tung ra một hệ thống mới, họ có thể không tiếp tục cung cấp cùng một mức độ hỗ trợ cho các phiên bản trước của hệ thống phần mềm và cuối cùng có thể retire các phiên bản trước đó. Thông thường, một khi phiên bản đã retired, software vendor không còn hỗ trợ cho phiên bản đó.

Do sự phát triển liên tục của các hệ thống phần mềm nên người bảo trợ nên lên kế hoạch cho những thay đổi trong tương lai và xác định thời điểm thích hợp để nâng cấp hoặc retire một hệ thống hiện có. Một số yếu tố cần xem xét bao gồm:

  • Phần mềm được nâng cấp trong quá trình nghiên cứu - Software upgraded during study conduct
  • Cam kết hỗ trợ của nhà cung cấp cho các phiên bản phần mềm trước - Vendor’s support commitment to previous versions of software
  • Phần mềm hoặc phần cứng trở nên lỗi thời - Software or hardware that becomes obsolete
  • Giảm hiệu năng hệ thống - Decreased system performance
  • Trial timelines

Study-Specific Change Control

Trái ngược với thay đổi phần mềm, thử nghiệm cũng có thể bị ảnh hưởng bởi những thay đổi cụ thể về nghiên cứu, chẳng hạn như sửa đổi giao thức hoặc các vấn đề phát triển. Do đó, có thể cần phải sửa đổi CRF, chỉnh sửa kiểm tra và / hoặc báo cáo. CDM nên đánh giá các thay đổi cần thiết để xác định cách chúng được thực hiện trong hệ thống và triển khai tới các sites.

Changes to CRFs

Phần mềm điều khiển phiên bản nên được sử dụng cho CRF, và các tập tin điện tử nên được tổ chức bằng cách nghiên cứu trong một cấu trúc thư mục có thứ bậc. Đối với mỗi nghiên cứu, việc ban hành ban đầu và những thay đổi tiếp theo đối với CRF cần được chỉ ra bởi các quy ước đặt tên hoặc nhãn. Xác định ngày và giờ mà các tệp tin đã được phát hành, để thời gian phát hành rõ ràng cho mục đích quy định hoặc khắc phục sự cố với CRF. Tất cả các văn bản tiêu chuẩn cài đặt phải được duy trì cho mỗi phiên bản. Một bản ghi xác nhận bản phát hành phiên bản cũng cần được duy trì và ký kết bởi tất cả các bên thích hợp theo yêu cầu và được xác định bởi các thủ tục của nhà tài trợ.

Trước khi đưa ra bản CRF mới, CDM cần đánh giá ai sẽ có những thay đổi. Nếu những thay đổi dẫn đến việc sửa đổi các CRF đã được phê duyệt thì người đánh giá nên xác định xem những thay đổi này có ảnh hưởng đến các sites và IRB hay không và thông báo cho tất cả các thành viên nhóm nghiên cứu và các trang web phù hợp trước. Đối với các nghiên cứu quốc tế, thời gian để triển khai một phiên bản được cập nhật là giới hạn hơn và có thể cần triển khai trong giờ làm việc bình thường.

CDM nên tham khảo với các hoạt động lâm sàng để xác định xem có nên triển khai phiên bản mới theo từng giai đoạn hoặc cùng một lúc. Nếu những thay đổi được triển khai giữa các nghiên cứu, nhóm nghiên cứu trước hết phải được thông báo khi có sự thay đổi và nhóm nghiên cứu sẽ có cơ hội xem xét những thay đổi trước khi triển khai đến các địa điểm. Site staff phải được thông báo về việc đào tạo và triển khai trước khi các thay đổi được đưa ra cho hệ thống sản xuất. 

Khi đã có thay đổi, tất cả các bên phải được thông báo. Để đảm bảo các trang thích hợp được chuyển sang phiên bản mới của CRF, CDM sẽ tạo một bản ghi sẽ theo dõi khi mỗi site được chuyển sang phiên bản CRF mới. Đăng nhập đúng sẽ đảm bảo không có trang web bị bỏ qua trong tiến trình. Không phải tất cả các sites đều có thể yêu cầu phiên bản mới, chẳng hạn như trong trường hợp các thay đổi liên quan đến phụ lục của đề cương. Các ngày mục tiêu nên được thiết lập và theo dõi để nâng cấp các sites vào hệ thống mới, cần được theo dõi chặt chẽ.

Dữ liệu nhập vào trong phiên bản trước của nghiên cứu EDC nên được cung cấp cho các sites và nhóm nghiên cứu. Bất kỳ dữ liệu mới nào chưa được nhập vào phiên bản trước của nghiên cứu EDC phải tuân theo định dạng CRF vừa được phát hành. Nếu sửa đổi kiểm tra đã được sửa đổi, CDM nên xem lại những sai lệch cũ để xác định xem chúng vẫn còn hiệu lực, và nếu có sự khác biệt nào cần phải được đóng lại do những thay đổi.

Mid-study Requests for Patient Data

Yêu cầu giữa nghiên cứu về dữ liệu của các subjects có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm nhưng không giới hạn ở đây:

  • Một phân tích thống kê tạm thời theo lịch trình dựa trên thiết kế và nghiên cứu nghiên cứu, thường tập trung vào dữ liệu hiệu quả - A scheduled interim statistical analysis based on study design and protocol, which typically focuses on efficacy data
  • Đánh giá tạm thời dữ liệu tập trung vào dữ liệu an toàn, chẳng hạn như các sự kiện bất lợi và các dữ liệu khác cho thấy các vấn đề về an toàn trong các nghiên cứu trước đó (ví dụ: dữ liệu ECG, bảng phòng thí nghiệm) - An interim review of data focusing on safety data, such as adverse events and other data that indicated safety issues in earlier studies (e.g., ECG data, lab panels)
  • DSMB or Clinical Endpoint Committee (CEC) regularly scheduled meetings
  • A submission package or other type of update (e.g., 120-day safety update) for regulatory purposes
  • Any other planned or unplanned data lock

Một yếu tố chính ảnh hưởng đến việc phân phối các dữ liệu bệnh nhân giữa các bệnh nhân là liệu các dữ liệu được lưu trữ bởi nhà tài trợ hoặc nhà cung cấp. Nếu dữ liệu được lưu trữ bởi nhà tài trợ, dữ liệu cần phải sẵn sàng, do đó giảm chi phí và nguồn lực cần thiết. Nếu sử dụng hệ thống lưu trữ của nhà cung cấp (mô hình cung cấp dịch vụ ứng dụng) (ASP), thời gian và tần suất phân phối sẽ quan trọng hơn và cần có kế hoạch cho thời gian và chi phí bổ sung.

Cho dù sử dụng hệ thống của nhà tài trợ hay nhà cung cấp, dữ liệu bệnh nhân cần phải được xác định rõ ràng. Các ví dụ về xác định điều kiện tiên quyết để export dữ liệu bệnh nhân bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

  • Một phân tích tạm thời có kế hoạch xảy ra ở một cột mốc cụ thể (ví dụ, bệnh nhân ngẫu nhiên lần thứ 100) - An interim analysis planned to occur at a particular milestone (e.g., the 100th randomized patient)
  • Đánh giá về an toàn có kế hoạch xảy ra tại một cột mốc cụ thể (ví dụ: 25% bệnh nhân đăng ký, 50% đăng ký) - A safety review planned to occur at a particular milestone (e.g., 25% patients enrolled, 50% enrolled)
  • Một phân tích hiệu quả giữa nghiên cứu, dựa trên thiết kế thống kê của các đề cương - A mid-study efficacy analysis, based on statistical design of the protocol
  • Regularly schedule DSMB/CEC meeting

Ngoài việc xác định những bệnh nhân nào sẽ được đưa vào export, nhà tài trợ nên xác định hồ sơ nào sẽ được đưa vào trong việc phân phối. Giải pháp đơn giản nhất là bao gồm tất cả các dữ liệu nghiên cứu, bất kể tình trạng của nó. Tuy nhiên, việc phân phối có thể bị hạn chế đối với dữ liệu đã được CRA hoặc giám sát xác minh, hoặc để dữ liệu bị khóa (sạch), đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ với CRA để lập kế hoạch  giám sát. Cũng như trường hợp thử nghiệm bằng giấy, nếu dữ liệu được sử dụng để phân tích an toàn tạm thời, việc xem xét các SAE có thể cần chú ý thêm.

Bất kỳ dữ liệu bên ngoài nào phải được tích hợp vào cơ sở dữ liệu trước khi cung cấp bất kỳ dữ liệu subject nào giữa nghiên cứu (ví dụ: dữ liệu trong phòng thí nghiệm hoặc ECG) nên được lên kế hoạch trước tiến độ của nhóm nghiên cứu để báo cáo. Khi cần thiết, cần đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu đó bằng cách đối chiếu trước khi phân phối dữ liệu xảy ra.

Những người nhận các dữ liệu nghiên cứu được yêu cầu và tác động đến nghiên cứu blinding cũng phải được xem xét. For interim analyses, SAS datasets are typically provided to a biostatistician or statistical programmer, who subsequently creates tables or listings from the raw data. 

Các định dạng phân phối khác có thể bao gồm Microsoft Access hoặc Excel, nhưng những định dạng này được sử dụng ít thường xuyên hơn và thường ít được ưa thích hơn. Thời gian giao hàng (ví dụ, theo kế hoạch hoặc theo yêu cầu) cũng là một thành phần quan trọng cần xem xét. Nếu yêu cầu cung cấp dữ liệu yêu cầu, các thủ tục cần thiết có thể được lên kế hoạch chi tiết. Tuy nhiên, nếu yêu cầu dữ liệu được yêu cầu đột xuất, quá trình xuất và phân phối dữ liệu phải mạnh mẽ và linh hoạt để đảm bảo phân phối kịp thời. Khi nhận được các yêu cầu, các chương trình nên được kiểm tra và xác nhận để đảm bảo phân phối kịp thời.

Thử nghiệm bao gồm quá trình khai thác và phân phối hoàn chỉnh, bao gồm kiểm tra xem tất cả các biến cần thiết có sẵn trong bộ dữ liệu và được chứa các giá trị dự kiến. Lỗi hoặc thiếu sót được ghi nhận trong quá trình thử nghiệm có thể được sửa chữa cho đến khi xuất dữ liệu hoạt động theo yêu cầu.

Midstudy Requests for Notable Subject CRFs

Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) yêu cầu CRF từ các đối tượng để đáp ứng các tiêu chí nhất định. Theo yêu cầu của CFR 314.50 (f), đối với bất kỳ đơn thuốc mới nào (NDA - New Drug Application), các CRF cá nhân phải được cung cấp cho bất kỳ đối tượng nào đã rút khỏi nghiên cứu do sự kiện bất lợi hoặc đã chết trong quá trình nghiên cứu. Tùy vào nghiên cứu và Trung tâm FDA, FDA có thể yêu cầu CRF bổ sung để xem xét NDA.

Người bảo trợ cần được chuẩn bị để chuyển CRF vào bất cứ lúc nào trong quá trình nghiên cứu, ví dụ như để cập nhật an toàn định kỳ NDA hoặc tổng hợp an toàn. Một giải pháp có thể là cung cấp các bản sao điện tử của hình ảnh CRF. Nếu CRF được sử dụng trong bài nộp, phần mềm xuất bản được sử dụng để tạo CRF nên được coi là có thể dễ dàng kết hợp các bản sao điện tử. Khi làm việc với một nhà cung cấp, nhà tài trợ nên tính đến quá trình nhận CRF vào thời hạn nghiên cứu và kỳ vọng của hợp đồng (ví dụ: số lượng yêu cầu tối đa). 

Recommended Standard Operating Procedures: 

  • Data Review and Edit Checks for EDC Studies
  • Data Management Plan
  • System Maintenance
  • EDC Training
  • Study/CRF and Edit Check Change Control
  • Software System Change Control
  • User Management and Security

Original Documentation: Click here